Elektronická komunikace a jednání v pracovních vztazích

Návrat společnosti do běžného režimu tak, jak jej známe, prozatím není příliš v dohlednu. Naopak, zaměstnavatelé (a snad i zaměstnanci) vnímají, že stávající nastavení možností, jak jednat v pracovněprávních vztazích je nejen nepraktické, ale s ohledem na omezování osobního kontaktu často i neproveditelné (a z epidemiologických důvodů i nežádoucí). Široká odborná veřejnost se již delší dobu shoduje na tom, že by bylo vhodné (a z hlediska praxe i žádoucí) nastavit možnost doručování pracovněprávních dokumentů tak, aby bylo možné co nejvíce dokumentů doručovat elektronicky uživatelsky snesitelným způsobem.

Co vše tedy v této oblasti stávající (minulý rok novelizovaná) právní úprava v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů („Zákoník práce“), umožňuje a co by mohla přinést další novela, která je aktuálně projednávána v Poslanecké sněmovně?

Aktuální možnosti elektronické komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem

Stávající právní úprava, resp. její nedávná novelizace, velký posun v oblasti elektronizace pracovněprávního jednání nepřinesla. Zákonodárce prozatím nevyužil možnosti posunout právní úpravu v této oblasti vpřed, a to i navzdory tomu, že oblast doručování (včetně možnosti stran pracovněprávního vztahu elektronicky si doručovat dokumenty) byla a je dlouhodobě kritizována jako zastaralá a neflexibilní.  Tato kritika ještě zesílila s ohledem na změny fungování společnosti v uplynulém roce.

Aktuálně lze jednání v pracovněprávních vztazích rozdělit v zásadě do dvou skupin. První skupinu tvoří jednání, kterým Zákoník práce nepředepisuje povinnou písemnou formu (např. oznámení o existenci překážek v práci na straně zaměstnavatele či zaměstnance, či výzva zaměstnavatele, aby se zaměstnanec dostavil na pracoviště) a dále jednání, kterým je stanovena písemná forma, nicméně se s nimi nepojí povinnost doručování do vlastních rukou[1] (např. rozvrh týdenní pracovní doby či rozvrh čerpání dovolené). Při elektronické formě mohou být tato jednání provedena libovolnou elektronickou formou (např. odesláním e-mailové zprávy, vyvěšením na intranetu společnosti apod.)[2] a zejména ta, u nichž Zákoník práce písemnou formu ani nepředepisuje, mohou být podepsána klidně i tím nejobyčejnějším elektronickým podpisem[3], tj. daty v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání; v praxi je toto mnohdy vykládáno jednoduše jako např. podpis v zápatí e-mailu. Takový podpis se označuje také za tzv. prostý elektronický podpis. Z opatrnosti lze tyto dokumenty opatřit podpisem splňujícím parametry dle čl. 3 bodu 11 eIDAS, tedy tzv. „zaručeným elektronickým podpisem“, který splňuje požadavky stanovené v čl. 26 eIDAS.[4]

Pak je zde druhá skupina, kterou tvoří písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr (a platový výměr) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce (společně dále „Důležité písemnosti“)[5]. Judikatura dovodila, že do této skupiny Důležitých písemnosti zařazujeme např. i písemnou výtku upozorňující zaměstnance na porušení povinností[6] (kdy soustavné méně závažné porušování povinností ve spojení s výtkou může vést až k ukončení pracovní poměru výpovědí z důvodu podle § 52 písm. g) Zákoníku práce).

Z logiky věci, resp. na základě jazykového výkladu je Důležitým písemnostem předepsaná písemná (a nikoliv ústní) forma, a všechny takové Důležité písemnosti musí být doručeny do vlastních rukou zaměstnance dle pravidel stanovených v § 334 a násl. Zákoníku práce.

Elektronicky lze do vlastních rukou zaměstnance podle Zákoníku práce doručovat následujícím způsobem

Předně je potřeba disponovat výslovným písemným souhlasem zaměstnance pro takové doručování a zaměstnanec za tímto účelem musí poskytnout zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování.[7]

Důležité písemnosti doručované elektronicky musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem (zaměstnavatele) a zaměstnanec musí jejich přijetí potvrdit datovou zprávou podepsanou opět svým elektronickým uznávaným podpisem. Ve vztahu k těmto elektronickým podpisům odkazuje poznámka v Zákoníku práce na § 6 odst. 2) a § 9 odst. 2) zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů („ZSVDET“). Relevantní úprava v ZSVDET stanoví, že uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.[8]

V neposlední řadě je pro účinné elektronické doručení důležité, aby se Důležitá písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance nevrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná a aby zaměstnanec do 3 dnů od odeslání potvrdil zaměstnavateli přijetí Důležité písemnosti datovou zprávou podepsanou opět svým uznávaným elektronickým podpisem.[9]

V zásadě tatáž pravidla pak platí při elektronickém doručování písemnosti zaměstnavateli (zde je pouze zmírněn požadavek souhlasu, kdy již není potřeba výslovný písemný souhlas s takovým způsobem doručování jako u zaměstnance; zákon zde již hovoří pouze o souhlasu zaměstnavatele[10]). Jinak je ale potřeba Důležitou písemnost určenou zaměstnavateli podepsat uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Stejně tak je potřeba ve lhůtě tří dnu přijetí písemnosti potvrdit.[11]

Pro úplnost uvádíme, že doručování do datové schránky má svoje vlastní pravidla. Do datové schránky může zaměstnavatel doručit Důležitou písemnost opět jen s výslovným písemným souhlasem zaměstnance[12]. U datové schránky nicméně odpadá podepisování uznávaným elektronickým podpisem a potvrzování přijetí s uznávaným elektronickým podpisem. Zároveň zákon v tomto případě pracuje s tzv. fikcí doručení – pokud se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání Důležité písemnosti do datové schránky, považuje se tato písemnost za doručenou posledním dnem uvedené lhůty.[13]

Uvedená pravidla jsou kogentní, soudy v případě sporu nepřesvědčí ani spolupráce obou stran a jejich dosavadní praxe.[14]

Připravovaná novela Zákoníku práce

V době přípravy tohoto příspěvku prochází legislativním procesem další novela Zákoníku práce.[15] Vzhledem k tomu, že je tato novela součástí poměrně rozsáhlého vládního návrhu zákona, kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, je otázka, jakou bude mít finální podobu přímo část týkající se Zákoníku práce. K samotnému vládnímu návrhu zákona již byla předložena řada pozměňovacích návrhů, přičemž jeden z nich navrhnul novelu Zákoníku práce zcela vypustit (a namísto toho vytvořit pod záštitou Ministerstva práce a sociálních věcí pracovní skupinu složenou z navržených odborníků (např. zástupci sociálních partnerů, Ministerstva vnitra, odborníků z praxe atd.)). Návrh novely se nyní nachází ve druhém čtení v Poslanecké sněmovně[16].

Pokud by předmětná novela Zákoníku práce byla schválena, pak by v budoucnu bylo možné elektronicky doručovat s podstatně menšími obtížemi. Novela v zásadě na všech místech relevantních ustanovení vypouští uznávaný elektronický podpis a ponechává zde uvedený již jen „elektronický podpis“ (kterým by měly být opatřeny písemnosti zaměstnavatele a zaměstnance; z poznámek k Zákoníku práce vypadl odkaz na úpravu v ZSVDET, vše tedy nasvědčuje tomu, že tento podpis by již nemusel být kvalifikovaný ve smyslu tohoto zákona[17]).

K doručování elektronických písemností zaměstnanci by již neměl být potřeba výslovný písemný souhlas, postačilo by sdělit zaměstnavateli elektronickou adresu, na kterou by mohl zaměstnavatel (Důležité) písemnosti doručovat. V případě doručování zaměstnavateli souhlas mizí úplně a v zákoně by bylo jednoduše stanoveno, že zaměstnanec může doručit (Důležitou) písemnost zaměstnavateli do datové schránky (nebo jiným způsobem, který zaměstnavatel pro tyto účely určil).

K účinnému doručení by již zaměstnavatel ani zaměstnanec nemuseli převzetí písemnosti potvrzovat. Písemnost doručovaná elektronicky zaměstnanci by tak byla doručena dnem, kdy by se zaměstnanec seznámil s obsahem písemnosti převzetím písemnosti.[18] Pokud by se zaměstnanec neseznámil s písemností ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti[19], považovala by se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty. Jestliže by zaměstnanec doručení písemnosti znemožnil tím, že by písemnost odmítnul převzít nebo neposkytnul součinnosti nezbytnou k doručení písemnosti, považovala by se (Důležitá) písemnost za doručenou dnem, kdy k takové skutečnosti došlo.[20]

Závěr

Novela Zákoníku práce účinná od července 2020 přinesla větší volnost při výběru doručování dokumentů zaměstnanci (resp. i nadále je preferováno osobní doručování na pracovišti, nicméně není‑li to možné, zaměstnavatel si může vybrat z dalších forem doručování[21]) a větší volnost spočívající v možnosti doručování do datové schránky zaměstnance. Samotná pravidla pro formu elektronického doručování zaměstnanci jsou však od září 2016 nezměněná, a tedy pro praxi (pro doručování Důležitých písemností) poměrně neflexibilní a proces samotný obsahuje vždy několik kroků, které je potřeba dodržet.

Pokud by byla schválená novela Zákoníku práce ve znění podobném aktuálně zveřejněnému, výše popsanému, znamenalo by to dle našeho názoru malou (velkou) revoluci v elektronické komunikaci a doručování písemností mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Doporučujeme proto sledovat další vývoj tohoto legislativního návrhu. Do té doby je možné bez větších obtíží doručovat elektronicky alespoň ty dokumenty, které Zákoník práce neřadí mezi Důležité písemnosti.